ניהול זמן זה אחלה, אבל מה עושים עם תיבות מייל עמוסות? איך מגיעים לכל המידע הזה שלא רצינו לפספס?
מי שביקר כבר באמבד יודע שאני פחות בקטע של כתיבת פוסטים גיקיים, אני מאפשרת מקום לצד הגיקי הזה הפעם, כי אלו קטעים ששינו את חיי המייל שלי.
מה האישיו?
אני אקדים, רובנו עובדים דרך המייל ומתנהלים בו גם בלי קשר לעבודה.
מיילים עוזרים לנו לתקשר, לנהל דברים שקורים, להתעדכן, לדבר עם אנשים שאנחנו לא מכירים, לקבל מידע שרלוונטי להתקדמות שלנו או לחיסכון שלנו בקניות אונליין.
זה לא משנה מה- אנחנו מלא זמן במייל.
בתחילת השנה הייתי בכנס של eyby שבו אייל בסון דיבר על נתונים של 121 מיילים ביום בממוצע לאדם, שזה אומר 3 שעות מענה ביום בממוצע, ועוד לא דיברתי על כמה זמן לוקח לנו לצאת מריכוז ולחזור לריכוז בכל מייל והסחה.
אלו נתונים שלגמרי מסבירים למה כדאי להתייחס לסיפור הזה.
זה ביג דיל.
אני מנהלת 5 תיבות מייל במקביל (!)
כל תיבה שלי מיועדת למשהו אחר ולעולם אחר שלי, ההפרדה נוצרה למען הסדר הטוב- אבל יצרה ים מקומות להסתנכרן בהם ולנהל אותם. כן. לנהל.
כשהייתי שכירה כל מי שעבד תחתיי או מסביבי שמע את המשפט ״מיילים זה מהשטן״, העדפתי שיקימו אותי באמצע משהו כדי לתת עליו ביקורת או לאשר אותו או פשוט לדעת שיש עדכון בבריף מסויים- מאשר להתבחבש מול התיבה הפסיכית הזאת.
הגישה הייתה שאין לי בעיה לחפש משהו ספציפי שם, אבל ממש לא הגיוני שאעבור אחד-אחד.
עברו מאז מים בכנרת וכידוע אני עצמאית, אם עצמאי לא משתלט על ״בחבשת מיילים״ בזמן- זה רק הולך ומסתבך.
יש כמה דברים ששינו את המבנה הזה מבחינתי, ועד היום עוזרים לי להצליח להשתלט על הספינה, או על ״הספינות״ דווקא.
אם אתם בקטע של לחסוך לעצמכם זמן ברברת מהחיים, אם אתם בקטע של להיות יותר פרודקטיבים (כשכירים או כעצמאים, או כסטודנטים) ולנהל את הזמן שלכם טוב יותר, ואם אתם לא מפחדים מפוסטים גיקיים יותר שלי- בואו נצלול!
א- שליטה וידיעה
בין הדברים שגורפים ממנו עוד זמן נמצא סיפור השליטה:
• איך אני יודעת שראו את המייל שלי?
• איך אני בטוח שמישהו פתח את זה?
• כמה זמן אני אמורה לחכות לתגובה?
השאלות האלו חוזרות גם אצל מיועצים שלי שמחפשים עבודה חדשה, הרבה מהשאלות שתופסות לנו את המחשבה הם שאלות של שליטה בסיסית, ״האם טכנית זה הגיע?״, ״אולי הם לא יודעים ששלחתי?״.
הדבר הראשון ששינה את חיי המייל שלי הוא שבוקר בהיר אחד החלטתי בראשי שלא הגיוני שיש אישורי פתיחה לניוזלטר, ושאני יודעת מי פתח כל ניוזלטר ומתי, ושבמיילים האישיים של ג׳ימייל אין תסריט כזה.
נברתי ונברתי. יש תסריט כזה.
יש אפילו כמה.
1/ אם בא לכם ממש לשלוט במייל שלכם באופן פסיכי
אפשר ממש להתנהל בג׳ימייל כמו במערכת ניוזלטר!
לוודא פתיחה, להבין באיזה שעות כל אחד פותח יותר, לוודא הקלקות, לתזמן מה קורה אם לא פתחו, להכין נוסחים מראש וטמפלטים שיודעים להישלח אוטומטית אם משהו קורה/ לא קורה- שגעת!
מעניין אתכם 100% שליטה? תורידו את התוסף mixmax.
אני מודה ששמעתי עליו סיפורי הצלחה אבל לא העזתי להיכנס להרפתקה בעצמי מהסיבה שאני חולת גרפים- וזה בכיף יכול לשאוב אותי לניתוחים עצמם 🙂
ישמצב שאהיה שם בעתיד, כרגע תדעו שזה מוצלח וזה קיים.
חינם, כבר אמרתי? מורידים מפה >
2/ אם בא לכם שהמייל שלכם יהפוך לווצאפ
אני לא מתכוונת לאלף קבוצות חפירה בהשתק, אלא למה שרוב האנשים מגדירים כ״גאוני״ בווצאפ- הוי הכחול.
אז לmailtrack יש בדיוק את אותו פטנט גאוני.
כל מייל שתשלחו מהרגע שהתקנתם אותו, מזוהה עם הסימון הפנימי שתראו. וי אחד= נשלח, וי כפול= נפתח.
מיילטראק גם שולח התראה כשהמייל עצמו נפתח.
יש לו גרסא לגמרי חינמית, היא רק תאלץ אתכם להסיר את הפרסומת הקטנה שלהם בכל שליחת מייל ואז לסגור את פופאפ ההצעה לשדרוג שלהם- או פשוט להשאיר את הפרסומת במיילים שלכם.
הגרסא החינמית עוקבת אחרי מיילים שנשלחו ממחשב, ופחות מעדכנת כשאתם עונים ממובייל (למרות שגם בזה יש ״קריזות״ ולפעמים אישור פתיחה תופס גם מהאייפון).
האמת היא שאף פעם לא בדקתי כמה עולה לשדרג את מיילטראק, כי לא ראיתי שום צורך. מבחינתי מיילטראק מכסה לי את רוב השאלות הקלאסיות שהזכרתי קודם.
אני יודעת שהמייל נפתח משמע אני יודעת שראו את הצעת המחיר, שראו את הקבלות, שמיועץ ראה את מייל השיעורים שלו, שסטודנט קיבל את הביקורת שלו, שדפוס קיבל את הקבצים שלו, שספק קיבל את הבקשה שלי.
חשוב לזכור שמדובר באישור פתיחה ולא אישור קריאה, לא כל מי שפתח מייל שלכם בוודאי ישב לקרוא אותו, ובכל זאת- זה בהחלט נותן תמונת מצב.
ממליצה בחום, סירייסלי משנה חיים! מורידים מפה >
ב- וואן קליק לנצח
אחרי שהייתי בכנס שהזכרתי בתחילת הפוסט, השתנו בי הסעיף הזה, והסעיף הבא.
שיטת ה״וואן קליק״ בעצם אומרת שמה שנלחץ חייב להיות מטופל הרגע- לחצת על מייל? פתחת אותו? עכשיו צריך להחליט מה עושים איתו ולא ״אח״כ אחזור״.
הגישה של אח״כ אקרא לעומק, אח״כ אסתכל, אח״כ אחזור לזה, גורמת לנו לפנות עוד זמן מהחיים למיילים- למייל שכבר היינו בו הרגע!
אם נכנסתי למייל אני צריכה הרגע למיין אותו, אני צריכה להחליט עכשיו אם:
• זה הולך לפח הזבל
• אני עונה לזה עכשיו
• זה הולך לאחת התיקיות (תכף אזכיר)
• זה יתוזמן לטיפול (לא נשאר בתיבת הדואר הנכנס, אסביר בהמשך)
• אני מכניסה את זה לארכיון (לא נשאר בתיבת הדואר הנכנס ומאפשר חיפוש בעתיד)
ג- סידור תיבת המייל, יקח מה שיקח
כדי ששיטת ה״וואן קליק״ תעבוד, המייל צריך להתאפס ולהתאזן.
מה שלא תצטרכו כדי שזה יקרה, תעשו! אני פיניתי יום וחצי מחיי כדי שזה יעבוד.
תתחילו למיין את כ-ל תיבת המייל שלכם, גם מיילים מ2010 נחשבים, פתחו תיקיות מסודרות לפי נושאים ״קבלות״, ״רו״ח״, ״ניוזלטרים שאני עוד צריכה״, ״לקוחות״, כל מה שעוזר לכם ותלוי בנושא של המייל (אמרתי כבר שיש לי 5 מיילים אה?).
אני נפטרתי מכל החלוקות המיותרות של ג׳ימייל ל״ראשי״, ״רשתות חברתיות״, ״קידומי מכירות״, כי הסרתי מתפוצה את מה שלא מעניין אותי לקבל.
החלוקות הבסיסיות שלהם ייצרו ״עוד מגירות למיין״, ואין צורך בזה. להפך, בלי המחיצות האלו אני לא מפספסת אפילו את הניוזלטרים האהובים עליי.
גם את התיבה מסדרים בוואן קליק- עכשיו מחליטים:
• זה הולך לפח הזבל
• אני עונה לזה עכשיו
• זה הולך לאחת התיקיות
• זה יתוזמן לטיפול (לא נשאר בתיבת הדואר הנכנס, אסביר בהמשך)
• אני מכניסה את זה לארכיון (לא נשאר בתיבת הדואר הנכנס ומאפשר חיפוש בעתיד)
אחרי הסינון הראשוני נצטרך להגיע למצב אובססיבי שבו מקצים כל יום חצי שעה לניהול, תלוי בכמויות שלכם- לי זה מספיק.
חצי שעה שבה אני פותחת את כל התיבות שלי ועושה וואן קליק על כל מה שלא נקרא.
ככה הסדר נשמר ומצליחים לעבוד נכון מבלי לפספס תוכן שחשוב לכם.
עוד טיפ פיצפונצ׳יק בנושא סדר: כשאני מוציאה מיילים אני אוהבת להוסיף האשטאגים כמו #חומריביצוע, הסיבה שאני עושה את זה היא שקל לי לזהות את הכתיבה שלי אח״כ ולחפש את כל המיילים שקשורים להאשטאג דרך שורת החיפוש במייל, חוסך מלא זמן של נבירות עתידיות!
ד- תזמון מיילים זה פאן
הידעתם? בג׳ימייל יש אופציה לתזמן מיילים.
למה צריך את השטות הזאת? ככה אתם מנהלים לעצמכם תזכורות, בלי קשקשת ובלי ״לזכור את התזכורת״.
כמה פעמים פתחתם מייל שרלוונטי רק לעוד שבוע או רק ליום אחר בשבוע או לעוד חודש, או שזה ליד שאין לכם זמן אליו היום אבל אתם רוצים למחר בבוקר?
מה שקורה במקרים האלו הוא שאתם אומרים לעצמכם ״אני אשים לעצמי תזכורת״, בנתיים קורים עוד דברים כמו טלפון, ווצאפ, ואפילו מיילים אחרים שנכנסים, ואתם פשוט שוכחים מזה.
בגלל שכבר פתחתם את המייל שבו נשלחו הפרטים, אתם שוכחים ממנו, כי הוא נראה כאילו כבר היינו שם… ו… הופס. זה מתמסמס.
ברגע שעובדים עם וואן קליק לא מפספסים את המייל הזה- כי פשוט מתזמנים אותו.
המייל עצמו הופך לתזכורת שלכם!
ה- זמנים ברורים ומתוכננים
מול לקוחות, מול ספקים, מול סטודנטים- אני אוהבת להגדיר לעצמי זמני מענה.
מבחינתי אפשר לשלוח מייל בכל שעה, ועדיין:
• ללקוחות שלי ידוע שאני כנראה אענה עד 18:00, ולא לפני 9:00, כי ככה הרגלתי
• לספקים שלי ידוע שאני אענה בסביבות הבוקר ולא לפני 9:00,כי ככה הרגלתי
• לסטודנטים שלי ידוע שאני אהיה במייל בימי ראשון בלבד, אלא אם סוף סמסטר עכשיו (אהמ) ואיפשרתי השלמת הגשות נוספת
הסיבה שאני מגדירה לעצמי זמני מענה היא להשאיר לי זמן לניהול התיבות ולשיוך המיילים בוואן קליק, וגם כדי לא להישאב למייל לנצח.
בזמנים שהגדרתי אני נמצאת במיילים עם לשוניות פתוחות ושמחות, לפעמים גם מגיבה במיידיות. מעבר להם- אני עוד לא מתעסקת בחיים ומוות, וטוב שכך 🙂
אם אתם חיים בבלת״מים או תקופות לחוצות- כתבתי על זה בעבר.
ניהול הזמנים שלכם הוא שמאפשר לכם את היומיום והשגרה, ולא את הדבק הרצוף שבין הזמנים והציפייה לעוד סופ״ש שיגיע. מניסיון.
ו- שיטת כתיבה מאורגנת
הרבה מאיתנו יוצרים את הפינג-פונג במייל לעצמם.
זה יכול להיות כל מייל ולא משנה מול מי, וזה יכול לעכב אפילו הצעות מחיר וקבלה לעבודה מסויימת.
הרבה מהטקסטים שנכתבים במיילים הם מסורבלים, לא עברו עריכה והגהה, קשים לקריאה או דו-משמעיים ומבלבלים, לוקח זמן להבין אותם ולזוז מהם.
המון המון הבהרות.
כשאנחנו כותבים מיילים חשוב לשים לב לצורת הכתיבה שלנו, לשורות שבמייל ולאורך שלהם, מתי כדאי לשבור שורה ומתי כדאי להוסיף חלוקות לכותרות אפילו?
כשמיועצים שלי מקבלים שיעורי בית אחרי סשן הם יודעים שהמיילים שלי מחולקים לא רק לנושאים, אלא גם לתתי משימות פנימיות, כדי שיהיה להם קל לנהל אותם.
שיטת הכתיבה שלי היא להשתמש במספור ובולטים בנושאים מורכבים, להקל את המסרים ולקצר את המידע איפה שאפשר, ועוד דבר אחד קטן… הנעה לפעולה כשמשהו צריך לקרות!
רוצים שנושא מסויים יטופל? תכתבו בפירוש ״מחכה לעדכון שטופל״, רוצים לקבל אישור? כתבו בפירוש ״צריך לאשר במייל חוזר״.
אל תתנו יותר מדי הנעות לפעולה בכל מייל, רצוי לשמור על סבירות של 1 וגג 2. אנחנו לא רובוטים וחשוב שההנעה תישמר ״לא קשה מדי״, שהיא לא תהפוך למשימה מורכבת.
במקרה ויש לכם משימה מורכבת- חלקו אותה לסעיפים ותנו הנעה לסופה.
הרבה מהדברים תלויים בנו
סליחה על הסיום האובר-קלישאתי, יש כלכך הרבה דברים שלא תלויים בנו בחיים: למי ניוולד, את מי נוליד, אם נוליד, האם נמצא זוגיות, האם נהיה חולים, האם נהיה בריאים, האם ניקלע לאסון, האם יהיה לנו מזל שלא, האם נעבור תאונה, האם ישדדו אותנו…
עם כל זה- הרבה מהדברים תלויים בנו.
השגרה שלנו, היחס שנייצר מול אנשים בעולם, איך שנתבטא, איך שנגיב, איך שנהיה אנשים טובים יותר ונחשוב על כל הצדדים, העבודה שנביא, הקריירה שנייצר, וגם המיילים שלנו- אלו שמתחילים המון מכל זה.
השינויים הקטנים שהזכרתי פה, הם קטנים.
הם דורשים זמן, הם דורשים מאמץ, הם דורשים מאיתנו להתנסות בהרגלים חדשים ובתוספים חדשים וללמוד דברים חדשים, ועם זאת- הם שווים את זה לגמרי.
אני יודעת שחיי המיילים שלי לגמרי השתנו, שזה השפיע לחלוטין על השגרה שלי, ושאני ממשיכה להדק כל הזמן עוד ועוד פרטים שיעזרו לי לייעל את התהליכים האלו!
בהצלחה 3>
↓
לקבל חוות דעת מקצועית,
להתקדם בעולם העיצוב,
להביא את הערך שלך,
להשיג מטרות!
↑
״כמה התקדמתי כמעצבת
בזכות הסדר שאת יוצרת
והעובדה שאשכרה אכפת לך!״
מעולה. יש טיפים להתנהלות קבוצתית? בוס-מזכירה, שותפים?..
היי תרצה 🙂 שמחה לשמוע שנהנת מהתוכן!
ככל שיש יותר אנשים במקום- יש יותר סיכוי לסרבלת מיילים.
אני בעד שמה שיכול לעבור בטלפון- שיעבור שם. מה שצריך להיות לו תיעוד בכתב, אפשר לתעד בכתב ולשלוח ממייל ספציפי שיש לו אוטומציה להגיע לתיקיה מסויימת (אם לא צריך להגיב על זה כמובן), אפשר לעשות את זה דרך התיקיות בג׳ימייל.
מה שצריך גם מענה ותגובות- להגדיר שעות מסויימות שבהם את פותחת את המייל (ושאם יש בלת״מ אז מתקשרים לומר שיש מייל חשוב בתיבה), כשהייתי אחראית על צוות עובדים בסטודיו הייתי מגדירה שכל שעתיים אני מאשרת קבצים להרצה (דפוס או דיגיטל), כמובן שבמקרים דחופים כמו שאמרתי- להתקשר או להגיע לומר (תלוי אם אתם עובדים באותו החלל).
רצוי גם לעבוד עם סדרי עדיפויות בצוות, אפילו לפתוח תיבות שונות וכך יודעים מה חשוב ממה, יש דברים שהם לא באמת חשובים לעכשיו- ואפשר לעבוד עליהם בסינון היומי של המייל ולטפל בהם בסוף יום או בתחילת יום (תלוי אם את אדם של בוקר או פחות).
מקווה שעזרתי, בהצלחה 🙂